第一章 总则

第一条 为加强科研试验技术档案（以下简称科技档案）管理工作，有效地保护和利用科技档案，充分发挥科技档案在科技创新和科研管理工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》和《科学技术档案工作条例》，结合我院实际，特制定本办法。

第二条 科技档案是指院及直属单位与科研团队、个人在科学研究、技术示范和科研基础条件建设等活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、光盘、计算材料等不同形式和载体的科技文件材料。

第三条 科技档案工作是技术管理和科研管理工作的重要组成部分，要加强领导，要将科技档案工作纳入整个科研管理之中，实行下达计划任务与提出归档要求同步；检查计划进度与检查科研档案同步; 项目结题、验收、鉴定成果与科技档案材料同步。

第四条 根据《科学技术档案工作条例》中关于集中管理档案的原则，院（所）各单位要明确至少一名科研管理人员专门负责本单位科技档案的收集、整理和管理工作，为利于集中统一管理，各单位要划定科技档案室，专门用于存放、管理本单位科技档案。院科研与档案管理部门负责对各单位建档工作进行检查、监督与指导。单位科研档案完整性及归档情况将作为单位年终科研考核、检查的重要依据。

第五条 项目主持（负责）人是科技档案的第一责任人，必须明确一名项目团队成员具体负责本项目在科研活动中科技文件材料的形成和积累、收集、整理、保管，并定期交给本单位档案管理员。科研档案完整性及归档情况将作为科技人员年终考核的重要依据，若无故拒不归档，将视考核不合格，实行一票否决制。

第二章 科技档案文件材料的形成、积累、立卷、归档

第六条 每个研究、开发、示范与推广项目，在研究、开发、示范与推广过程中的各个阶段，都应形成相应的科技文件材料。科研项目的立项、更改、中断、合并、撤销和结束、验收，科技成果的鉴定、申报、推广应用、品种的审（认、鉴）定均需有依据，必须有原始365bet体育在线记录、工艺流程、产品配方和文字凭证等。

第七条 各单位应建立科技文件形成、积累制度，每个项目在实施过程中，项目主持（负责）人要按归档范围和要求负责本项目科技档案的积累、整理和归档，文件制作材料必须易于长期保存（见附件1）。

第八条 科技文件的整理要遵循科技文件的形成规律，保持卷内文件材料的系统联系，便于科技档案的保管和利用。一般按研究准备、研究实施、总结鉴定验收、成果奖励申报和推广应用五个阶段整理、组卷。因故中断的科研项目的文件亦应归档，并写出总结或中止报告。

第九条 五个阶段形成的科技档案材料，须及时进行归档，在各阶段工作完成3个月内完成归档工作。

第十条 完成科技档案归档工作，是完成科研项目（阶段）任务的一个标志，同时列为科技人员职称（职务）晋升、评先评优和岗位评聘的考评审查内容之一。

第十一条 科技文件材料内容要真实、准确、系统，统一用试验本记录、A4纸整理打印。科技文件材料归档时一般归档原件，由项目负责人填写科研项目文件归档表格，注明保管期限和密级，经项目负责人、主管领导和档案员审查合格后签字并加盖公章，由档案员将有关内容录入电脑备份到贮存介质上，将存贮介质和科技档案材料一并移交存档。

第十二条 项目主持（负责）人要对所交科技档案的真实性、完整性、系统性负责，选育的品种、品系、组合应与历年研究资料相衔接，不能随意改变所选育的品种、品系、组合的代码。各单位科技档案负责人及档案管理员要对本单位科技档案的真实、完整、准确、系统性负责。

第十三条 科技人员调出、离(退)休时，须将本人承担科研任务所形成的科技文件材料向项目主持人或档案管理人员移交，并由所在单位出具证明，否则人事部门不予办理调、离（退）休手续。

第三章 科技档案的管理

第十四条 各单位档案管理部门对接收的科技档案材料，本着便于保管、方便利用的原则，要进行分类、整理、编目、统计和必要的加工，要积极编制各种检索工具和参考资料，开展计算机检索查询工作，为科研、开发工作提供方便快捷的服务。

第十五条 科技档案保管期限和密级的划定。保管期限分为永久、长期、短期三种。以整套科技文件材料为单元，档案重要程度，按照项目来源、学术意义、技术水平、获奖及效益情况，分为重大、重要和一般科研项目。重要科研项目档案保管期限为永久或长期，一般科研项目档案保管期限为长期或短期。案卷的密级是以整个项目为主，结合文件在项目中的重要程度划定。

第四章 科技档案借阅制度

第十六条 凡本单位职工因工作需要，借本职工作范围内的档案，必须办理借阅登记手续，借阅非本职工作档案需经分管领导批准后方可借阅。

第十七条 档案一般只许在阅档室内查阅。若确系工作需要借出档案室，应经档案管理员同意，若带出本单位，需经分管领导批准，机密档案一般不准借出档案室。

第十八条 外单位人员因业务需要阅览档案材料，需凭介绍信，经本单位主要领导批准后，方可阅览档案，但不得摘录案卷内容；本单位档案管理人员同时做好阅览登记。

第十九条 借阅档案材料者，需办理借阅登记手续。借阅档案材料一般不得超过一周时间。借阅人对所借档案材料要妥善保营，不准污损、涂改、转借。档案材料借出和归还时，必须严格履行检查手续，当面核对清楚。借阅者如离职、工作调动及出差，应将所借档案全部归还档案室。

第五章 科技档案保管保密制度

第二十条 档案管理员要认真学习《科学技术档案工作条例》和严格执行国家有关安全、保密制度规定，保持高度的警惕性。

第二十一条 案卷在保管、借阅、利用过程中做到层层负责，有条不紊，熟练无误，不失密，不泄密。

第二十二条 档案管理员要经常检查档案库房内不安全因素，发现问题及时堵塞漏洞，采取补救措施。

第二十三条 档案库房除档案管理员、档案负责人外，任何人不准进入。档案管理员每天上下班，都要检查库房内的门、窗、箱、柜的安全情况。

第二十四条 借出的文件、材料、资料等要定期收回，不准长期存放在外，每季末清点一次。

第二十五条 档案工作人员与私人谈话和通信时不准涉及档案机密材料，不准随身携带档案。

第六章 附则

第二十六条 本办法自发布之日起执行，由院科研管理部和办公室负责解释。

附件1

赣南科学院科技档案归档范围和要求

一、归档范围

（一）各阶段归档材料范围

1、研究准备阶段

（1）项目申报材料（申请书、设计书、标书等。）

（2）项目立项材料（批准立项文件、经费来源证明等）。

（3）项目任务部分（项目合同、横向委托协议、参加单位分工合同等）。

（4）分年度实施方案。

（5）项目经费预算。

（6）其他有关材料。

2、研究实施阶段

（1）重要的室内、田间原始记录、化验分析测试统计365bet体育在线、配方等。

（2）标本目录、图纸图表、照片、声像录像及所形成的电子文件。

（3）阶段、年度、专题工作总结、国内外业务考察、调研、学术交流、论著、论文集等材料。

（4）项目更改、中断材料。

（5）其他有关材料。

3、总结鉴定验收阶段

（1）验收或鉴定申请表等材料。

（2）验收或鉴定材料：项目技术总结、工作总结和相关材料等。

（3）引进与育成品种(系)品比、区试、生产试验材料、推广应用证明。

（4）项目验收证书、科技成果鉴定证书等。

（5）动植物品种审（认）定文件（证书）、专利授权证书、动植物品种权证书。

（6）经费使用决算报告、审计报告等材料。

（7）其他有关材料。

4、成果奖励申报阶段

（1）科技奖励申请书、获奖奖状、证书。

（2）经济效益证明等。

（3）其他有关材料。

5、推广应用阶段

（1）成果转让合同。

（2）推广应用经济效益、社会效益等证明材料。

（3）推广应用情况统计报告。

（4）其他有关材料。

（二）育种档案材料归档范围

1、亲本资源详细目录，每年所有育种材料的田间设计种植图，材料编码（含前一种植季的材料编码），重要的室内、田间原始记录、化验分析测试统计、配方等。

2、标本目录、图纸图表、照片、声像录像所形成的电子文件。

3、引进与育成品种（系）品比、区试、生产试验材料，推广应用证明。

4、动植物品种审定申请文件、审定证书、专利证书、品种权授权证书。

5、成果鉴定申请表、鉴定材料、鉴定证书，奖励申报书、获奖奖状、证书。

6、品种转让合同等。

二、归档要求

1、试验记录使用统一规格的专用本、笔记本或符合归档要求的专用纸，同一项目的试验记录应按时间顺序记录在固定的一个或多个记录本上。记录本的页数不得擅自撕下、涂改、挖补、应保证完整无缺；带有密级的项目，其试验记录的封面左上角应注明密级，并按保密要求进行保管；试验记录字迹应工整、清楚、整洁，使用规范文字、度量等记载。

2、形成的电子档材料用A4纸打印，纸质材料和重要孤版材料（文件、证书、证明等）的复印件必须盖章确认后归档保存。